Receptioniste

Functie

Heb jij een passie voor klantenservice en wil je graag de eerste indruk zijn van een organisatie? Wij zoeken een receptioniste voor één van onze belangrijkste klanten binnen de facilitaire dienstverlening!

Klinkt dit als iets voor jou? Bekijk dan snel de details van de vacature en solliciteer vandaag nog!

Als receptioniste ben je het gezicht en de stem van het bedrijf. Je verwelkomt bezoekers met een glimlach, beantwoordt telefoontjes professioneel en efficiënt en handelt vragen en verzoeken correct af.

Je krijgt een takenpakket dat bestaat uit:

• Receptie bemannen: het begroeten van bezoekers en klanten, het beantwoorden van telefoongesprekken en het doorverwijzen van oproepen naar de juiste afdelingen of personen.
• Administratieve taken: het verwerken van inkomende en uitgaande post, het beheren van e-mails en correspondentie, het bijhouden van bezoekers- en telefoonregisters
• Agendabeheer: het plannen en beheren van afspraken en vergaderruimtes
• Facilitaire ondersteuning: het assisteren bij facilitaire taken zoals het bestellen van kantoorbenodigdheden, het coördineren van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden en het beheren van de algemene kantoorvoorzieiningen
• Veiligheid en beveiliging: het handhaven van de veiligheids- en beveiligingsprotocollen van de organisatie, waaronder het registeren van bezoekers, het verstrekken van toegangsbadges en het omgaan met noodgevallen
• Klantenservice: het verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en bezoekers en het fungeren als het eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken
• Diverse ondersteuning: het assisteren van verschillende afdelingen bij ad-hoctaken en projecten zoals het voorbereiden van documenten en het invoeren van gegevens

Jouw profiel

Wie ben jij?

• Je bent bedreven in het correct en professioneel beantwoorden van telefoongesprekken, het doorverwijzen van oproepen en het afhandelen van vragen en verzoeken
• Nauwkeurigheid en oog voor detail zijn kenmerkend voor jouw aanpak
• Met een grote dosis 'drive' neem je graag verantwoordelijkheid
• Je bent bekwaam in het snel en effectief oplossen van problemen en het vinden van oplossingen voor onvoorziene situaties aan de receptie
• Je bent een teamspeler en werkt samen met collega's en andere afdelingen om de algehele efficiëntie en effectiviteit van de organisatie te bevorderen
• Je beschikt over een goede kennis van het MS Office pakket
• Vloeiend in Nederlands en Engels, met een goede beheersing van het Frans

• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Wat bieden wij jou?

• Een tijdelijk contract met optie vast bij een vooraanstaande speler binnen de facilitaire dienstverlening!
• Een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met extralegale voordelen
• 12 ADV dagen